Chuẩn bị trước khi cài đặt
Trước khi bắt đầu, bạn cần có:
- Tên miền doanh nghiệp (ví dụ: cong-ty.vn) — đã đăng ký và truy cập được vào DNS manager
- Danh sách email cần tạo cho nhân viên
- Quyết định ai sẽ là Super Admin của hệ thống
Bước 1: Đăng ký Google Workspace
Truy cập workspace.google.com và chọn gói phù hợp. Điền thông tin doanh nghiệp và tên miền. Bắt đầu với dùng thử 14 ngày miễn phí (hoặc 30 ngày nếu đăng ký qua đối tác như chúng tôi).
Bước 2: Xác minh tên miền
Google cần xác minh bạn sở hữu tên miền. Có 3 phương thức:
- TXT record (khuyến nghị): Thêm một TXT record vào DNS của tên miền
- CNAME record: Thêm một CNAME record
- HTML file: Upload một file lên website
Phổ biến nhất là phương thức TXT record. Đăng nhập vào nhà cung cấp domain (VNPT, Inet, Matbao…), tìm phần Quản lý DNS, thêm TXT record với giá trị Google cung cấp. DNS thường mất 15-60 phút để propagate.
Bước 3: Cấu hình MX Records cho Gmail
Đây là bước quan trọng nhất — nếu bỏ qua, email sẽ không hoạt động. Thêm các MX records sau vào DNS:
- ASPMX.L.GOOGLE.COM — Priority 1
- ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM — Priority 5
- ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM — Priority 5
- ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM — Priority 10
- ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM — Priority 10
Xóa các MX records cũ (nếu có) để tránh xung đột.
Bước 4: Tạo tài khoản người dùng
Từ Admin Console (admin.google.com), vào mục Người dùng → Thêm người dùng. Nhập tên, địa chỉ email và mật khẩu tạm thời. Người dùng sẽ được yêu cầu đổi mật khẩu khi đăng nhập lần đầu.
Bước 5: Cấu hình bảo mật cơ bản
Sau khi tạo tài khoản, thiết lập ngay:
- Bật xác thực 2 bước (2FA) bắt buộc cho tất cả người dùng
- Cấu hình SPF, DKIM và DMARC để tránh email bị vào spam
- Đặt chính sách mật khẩu tối thiểu 8 ký tự
Bước 6: Migrate email cũ (nếu có)
Nếu bạn đang dùng email khác (Outlook, Zoho, cPanel…), Google cung cấp công cụ Data Migration Service miễn phí để chuyển toàn bộ email, danh bạ và lịch sang. Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn thực hiện bước này.
Kết luận
Cài đặt Google Workspace đúng cách chỉ mất 1-2 giờ nếu bạn đã có kinh nghiệm với DNS. Nếu đây là lần đầu, hãy để đội ngũ của chúng tôi hỗ trợ — chúng tôi đảm bảo hoàn thiện trong ngày làm việc.